L'ufficio provvede alla tenuta ed aggiornamento dei registri della popolazione residente e dell'A.I.R.E. (anagrafe italiani residenti all'estero), alla certificazione ed alla cura di ogni altro atto previsto dall'ordinamento anagrafico. Attua gli adempimenti di competenza comunale relativi allo stato civile, assicurando la tenuta dei relativi registri ed i connessi servizi di carattere certificativo. Cura le liste elettorali, gli atti e la gestione delle procedure ed operazioni elettorali ed i rapporti con la Commissione elettorale circondariale.
Si articola in:
- servizio anagrafe;
- servizio stato civile;
- servizio elettorale;
- servizio servizi sociali
- protocollo.
Anagrafe
L'Anagrafe comunale è un servizio di grande importanza che il Comune esercita per conto dello Stato, in quanto, essendo più vicino alla popolazione interessata, può svolgerlo meglio e più tempestivamente.
Scopo del servizio è di assicurare una regolare tenuta del registro della popolazione, attraverso il quale si è in grado di sapere il numero dei cittadini residenti o presenti sul territorio comunale, il loro indirizzo, la composizione delle famiglie anagrafiche, eccetera
La prima fonte di informazioni per l'Anagrafe è il cittadino e cioè il soggetto stesso che pone in essere, con i suoi spostamenti, con il formare di una nuova famiglia e con le nuove nascite, quei fatti che devono essere tempestivamente registrati nell'Anagrafe.
L'Ufficio Anagrafe è competente, inoltre, al rilascio delle certificazioni anagrafiche, sia in corso che relative a situazioni passate, ad autenticare le firme, a legalizzare (mediante l'autenticazione) le fotografie per il rilascio di documenti personali, a rilasciare le Carte d'Identità e i libretti di lavoro ed infine a tenere aggiornata l'anagrafe dei pensionati INPS, ai fini del controllo dell'esistenza in vita dei pensionati e della conservazione dello stato di vedova o di nubile nei casi previsti dalla legge.
Inoltre, al fine di evitare indebiti pagamenti dei quali i Comuni potrebbero essere chiamati a rispondere, occorre ricordare che l'Anagrafe ha l'obbligo di comunicare senza ritardo all'Anagrafe Tributaria, la morte dei pensionati o degli altri titolari di assegni a carico dello stato e delle amministrazioni autonome, nonché le eventuali celebrazioni di matrimonio delle vedove od orfane assegnatarie di pensioni, della perdita della cittadinanza italiana e dell'acquisto di cittadinanza straniera da parte dei titolari di pensione o di assegni continuativi.
Presso l' anagrafe comunale è istituita l'Anagrafe speciale degli italiani residenti all'estero (A.I.R.E.), la quale, per il tramite delle notizie fornite dai Consolati Italiani all'estero, deve essere tenuta costantemente aggiornata come quella dei normali residenti nel comune.
Elettorale
Compito principale dell'ufficio elettorale è quello di tenere aggiornate le liste elettorali mediante le iscrizioni e cancellazioni periodiche, che vengono effettuate ogni anno a scadenze fisse.
Si occupa inoltre di gestire tutti gli adempimenti connessi alle elezioni come la revisioni liste, invio cartoline agli aire per votare, predisposizione per la vidimazione delle liste, gestione nomina scrutatori e presidenti di seggio e pagamento di quanto dovuto per l'impegno elettorale ai prescelti, stampa tessere elettorali e certificazione elettorale, eccetera.
Ha rapporti con il pubblico per quanto riguarda la stampa della certificazione elettorale, il rilascio e il rinnovo della Tessera elettorale, l'accoglimento delle domande per l'iscrizione all'albo dei giudici popolari, degli scrutatori e dei presidenti di seggio.
Stato Civile
La nascita, la morte, la cittadinanza ed il matrimonio costituiscono gli avvenimenti fondamentali per un cittadino ed è di competenza dell'Ufficiale di stato civile registrare gli stessi.
L'ufficiale di stato civile esercita le seguenti funzioni:
- riceve le informazioni necessarie a formare o trascrivere gli atti concernenti lo stato civile;
- custodisce e conserva i registri e qualunque atto che agli stessi si riferisce;
- rilascia gli estratti ed i certificati che riguardano lo stato civile.
Si tratta di funzioni di competenza statale proprie del Sindaco, nella veste di Ufficiale di Governo che, in genere, delega un impiegato comunale che ha i requisiti necessari.
Lo Stato Civile si occupa di tutti gli eventi che si verificano sul territorio italiano e, in parte, all'estero, quando riguardano cittadini Italiani. L'Ufficiale dello Stato Civile è tenuto a seguire le istruzioni che vengono impartite dal Ministero dell'interno. La vigilanza sugli Uffici dello stato civile spetta al Prefetto che si occupa ogni anno di vidimarne i registri.
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